“Pessoas eficazes sabem que o tempo é o fator limitante”
Peter Drucker
Às vezes é comum se sentir afogado no meio de tantas responsabilidades e atribuições, principalmente quando se trata de gerir uma empresa. Parece impossível conseguir cumprir todas as metas em seus prazos e concretizar seus objetivos, tanto pessoais quanto profissionais. E é sobre isso que iremos falar hoje, com algumas dicas de como gerenciar melhor o seu tempo, para que você possa tirar o máximo proveito do tempo limitado.
Para gerenciar o tempo de forma eficaz contamos com três pilares importantes: O olhar crítico, a organização, e a disciplina.
O olhar crítico, para que possamos observar que tarefas são mais importantes e urgentes e quais são menos relevantes e que podem ser adiadas ou até descartadas. Por exemplo, às vezes realizamos reuniões muito longas onde perdemos muito tempo discutindo coisas que não são necessárias e que poderiam ser resolvidas por e-mail.
A organização serve para que, após analisarmos que atividades não podem ser postergadas, possamos definir nossas prioridades, sejam baseadas em deadlines ou em importância.
Por último, temos a disciplina, que precisamos possuir para nos manter constantes nos planejamentos e cronogramas criados. É de extrema importância seguir esses planos e que a organização vire hábito, para que não nos desviemos e possamos evitar que as atividades virem uma bola de neve.
Algumas dicas para gerenciar melhor o seu tempo e ser mais produtivo são:
Evite distrações
Nos momentos que você separar para o seu trabalho, realize apenas o seu trabalho, evite conferir notificações no celular, nas redes sociais e etc. Mantenha o foco para que você possa realizar suas atividades de forma rápida e eficaz, é um tempo que você deve cortar aqui, para que sobre depois.
Pare com a multitarefa
Pode parecer que realizar várias tarefas ao mesmo tempo é algo que melhora sua produtividade e reduz seu tempo consumido, porém vários estudos de psiquiatria já apontam que realizar múltiplas tarefas ao mesmo tempo reduz sua produtividade em até 40% e sua capacidade cognitiva e seu QI em até 10 pontos. O ideal é que você realize uma atividade por vez e dedique toda a sua atenção naquela tarefa.
Crie cronogramas
Separe um momento na sua semana (pode ser no fim do domingo ou início da segunda por exemplo) para organizar e definir suas atividades ao longo da semana, é aqui que vão entrar os 3 pilares citados no início do nosso texto, você deve utilizá-los para organizar e seguir o mais fielmente possível sua rotina e dedicar o seu tempo para que no final de cada dia você possa cumprir o que planejou e verá que assim, terá muito mais tempo.
Utilize as tecnologias ao seu favor
Ao definir suas atividades e rotinas do fim de semana, utilize ferramentas que te lembre de suas atividades, crie listas, use post it, marque em calendário. Ou utilize ferramentas virtuais como Google Agenda, Trello, Wunderlist e etc. Com essas ferramentas ficará muito mais fácil de se manter rígido em seus afazeres.
Matriz Urgência-Importância
E por último, mas definitivamente não menos importante, temos uma dica para ajudar a construir seus planejamentos e cronogramas e para visualizar melhor como lidar com suas atividades que podem estar se acumulando.
Como já falamos em nosso Instagram, a Matriz Urgência-Importância é muito útil para ajudar a organizar nossas tarefas. Nela nós classificamos cada atividade utilizando os dois critérios. De um lado temos a urgência, que está ligada ao tempo que temos para que essa atividade seja realizada, como uma deadline ou prazo de entrega de algo. E do outro lado temos a Importância, que está ligada ao impacto que a realização dessa atividade terá nos resultados da minha empresa.
Se uma atividade possui tanto uma alta importância quanto uma grande urgência, como imprevistos, crises ou atividades de última hora. Faça ela imediatamente, ou o mais rápido possível. Essa atividade deve ser dada máxima prioridade no seu cronograma.
Se ela possui grande importância, mas não possui tanta urgência, como planejamentos estratégicos, atividades de desenvolvimento pessoal ou profissional. Planeje qual será a melhor forma de realizá-la. Essas atividades geralmente são valiosas e devem ser feitas de forma eficaz, por isso o planejamento prévio pode ajudar.
Se a tarefa possui um alto nível de urgência, mas não é tão importante, como algumas reuniões, relatórios, telefonemas, e-mails. Procure delegar, sempre que possível, para que você possa focar em atividades mais prioritárias.
Se uma atividade não possui nem urgência e nem importância, provavelmente ela pode ser considerada uma distração e pode ser descartada ou adiada para momentos mais oportunos, ficar muito tempo preso em atividades deste quadrante pode resultar em atrasos de prazos e atividades que não serão realizadas.
É importante que você saiba categorizar bem suas atividades para que possa dar o tempo necessário e devido a cada uma delas, seguindo essa matriz e cronogramas criados sempre a risca e com disciplina, você verá que não só terá mais tempo no fim do dia como também terá tido mais produtividade e eficiência nas suas atividades.
