“Quem faz errado, faz duas vezes”, Esse é um ditado que fala sobre retrabalho, um dos maiores problemas enfrentados nas empresas dos mais diversos ramos.
O retrabalho é o ato de refazer alguma atividade ou processo que já havia sido realizada, porém sem atingir o objetivo ou expectativa esperada. Pode ser que o retrabalho signifique refazer apenas uma etapa do processo, pode ser que tudo precise ser refeito do zero, em alguns casos é preciso desfazer o processo malfeito para poder refazer corretamente, tudo dependerá do erro e do tipo de atividade a ser refeita.
É importante lembrar que retrabalho é diferente de refazer um processo com o objetivo de implementar melhorias no processo ou no produto final. No retrabalho o objetivo é consertar algo que foi feito de forma incorreta.
No artigo de hoje, iremos abordar as principais causas de retrabalho, consequências do retrabalho e compartilharemos algumas dicas para evitar o retrabalho na sua empresa.
Principais causas do retrabalho
O retrabalho pode ter diversas causas, as mais comuns são:
- falha na comunicação de como a atividade deve ser executada;
- mau funcionamento de equipamentos;
- falta de clareza na definição dos objetivos a serem alcançados com a atividade;
- falta de treinamento das pessoas responsáveis por realizar a atividade;
- mudanças no processo que já estão em andamento;
- falta de instrumentos necessários para realizar atividades;
Consequências do retrabalho
Custos adicionais
A necessidade de retrabalho significa que não serão gastos apenas os recursos para a realização da atividade pela primeira vez (que foi executada com erros) mas também um novo gasto para refazer a atividade, além do desperdício de materiais que não puderem ser reutilizados. Em casos extremos como por exemplo de montadoras de automóveis, um erro em alguma das peças durante o processo da montagem de veículos irá acarretar na necessidade de um recall da linha de produção para reparos, acarretando em custos ainda maiores.
Queda na produtividade
Outro vilão do retrabalho é o desperdício de tempo e seu impacto na produtividade. O tempo desperdiçado refazendo uma atividade poderia ser utilizado realizando outras etapas do processo, como por exemplo buscar melhorias, que poderiam aumentar a produtividade ou agregar valor ao produto ou serviço final.
Insatisfação do cliente
Seja pelo atraso do produto ou serviço ou pela entrega com defeitos ou problemas. A realização de atividades incorretas pode chegar até o cliente e gerar insatisfação e manchar a imagem da empresa. Em alguns casos podendo gerar problemas legais.
Desmotivação da equipe
Realizar novamente algo que não saiu corretamente da primeira vez é algo desgastante, principalmente no cotidiano do trabalho, quando se há uma cobrança constante por resultados ou até mesmo uma vinculação da remuneração por entregas e indicadores de desempenho. Além disso, enquanto está realizando o retrabalho, o colaborador fica impossibilitado de realizar outras atividades.
5 Dicas para evitar o retrabalho
Planejamento de Processos
O primeiro passo para se prevenir o retrabalho é identificar os motivos que estão causando a necessidade de se refazer atividades.
Realizando um mapeamento dos processos é possível visualizar o fluxo de operações e apontar os possíveis gargalos e como eles podem ser evitados.
Possua procedimentos operacionais padrão (POP) desenvolvidos e testados. Quando uma atividade possui um procedimento bem definido e testado, dificilmente ela precisará ser refeita.
Comunicação clara e objetiva
Realize reuniões, crie checklists e procedimentos de trabalho. Deixe claro para a sua equipe como o trabalho deve ser feito. Mas não esqueça que a comunicação é uma via de mão dupla. Escute seus colaboradores, por estarem envolvidos no processo, eles podem trazer boas soluções para os problemas que estão causando a necessidade de retrabalho ou até mesmo formas de melhorar os processos.
Automatização dos processos
Outro motivo para a necessidade de retrabalho é a desorganização na distribuição e delegação de tarefas. Esse erro pode ser mitigado automatizando e padronizando as ações, com o uso de plataformas e softwares que permitem que a equipe possa buscar informações em um só lugar, centralizando assim as informações e o andamento do processo.
Uso de ferramentas de gestão
As ferramentas de gestão são importantes para o gerenciamento da rotina e das atividades. Manter a organização da empresa é importante para evitar o retrabalho, por isso muitas ferramentas são úteis nesse controle.
Aqui em nosso site já trouxemos alguns exemplos de ferramentas de gestão que você pode utilizar na sua empresa.
Realização de treinamentos periódicos
Treinamentos e cursos de reciclagem são essenciais para evitar retrabalho. Eles preparam os colaboradores para realizar tarefas diferentes e desafiadoras. Um funcionário bem treinado e capacitado para realizar suas atividades têm menos chances de cometer erros além de estar mais apto a identificar problemas de execução antes que eles possam causar mais problemas.
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