No dia a dia do trabalho, e até mesmo na vida pessoal, existem momentos em que tudo parece estar dando errado e que estamos cercados de diversas problemáticas quase que impossíveis de serem solucionadas, correto?
Mas fique tranquilo(a), você não está sozinho(a) nesta situação. Todos os dias, milhões de pessoas estão enfrentando problemas e tentando se superar para concluir aquela atividade difícil que o professor passou, aquela tarefa importante que o chefe solicitou, ou até mesmo aquela meta alimentar que está sendo procrastinada dia após dia.
A grande questão disso tudo, e o que diferencia quem vai alcançar a luz no fim do túnel para aqueles que vão permanecer por mais tempo lá dentro, é como essas pessoas estão lidando e tentando solucionar os seus problemas.
Tendo isso em vista, e trazendo esta discussão para dentro da empresa, podemos concluir que problema é a distância entre o seu resultado atual e a meta que você quer alcançar. Por conta disso, saber priorizar seus problemas e analisar as causas deles para procurar soluções eficazes são as chaves para atingir seus objetivos.
E para te dar suporte nesta missão, trouxemos aqui 6 ferramentas de gestão da qualidade que irão te auxiliar na solução dos seus problemas. São elas: Matriz GUT; Matriz Importância x Urgência; Brainstorming; Diagrama de Ishikawa; 5 Porquês; Diagrama de Pareto.
Matriz GUT
Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, a Matriz GUT é bastante utilizada no meio empresarial e tem como objetivo auxiliar na priorização de problemas, com base nos critérios: Gravidade, Urgência e Tendência.
Esses critérios receberão notas que serão multiplicadas (GxUxT), e o valor do seu produto informará qual problema deve ser priorizado. Quanto maior for o resultado da multiplicação, mais rápido o problema deve ser solucionado.
Entenda os critérios:
Gravidade: Critério que avalia o impacto ou a intensidade que o problema pode gerar caso não seja solucionado. Exemplo: Problema que pode gerar um prejuízo irreparável para a empresa.
Sua pontuação varia de 1 a 5, conforme a seguinte escala:
- Sem gravidade;
- Pouco grave;
- Grave;
- Muito grave;
- Extremamente grave.
Urgência: Critério que avalia a velocidade que o problema precisa ser resolvido. Exemplo: Problema que tem prazo final de entrega amanhã às 17 horas.
Sua pontuação varia de 1 a 5, conforme a seguinte escala:
- Pode esperar;
- Pouco urgente;
- Urgente, merece atenção no curto prazo;
- Muito urgente;
- Necessidade de ação imediata.
Tendência: Critério que avalia o potencial de crescimento do problema com o passar do tempo. Exemplo: Documento que deve ser digitalizado diariamente, mas que por defeito da máquina não vem sendo há meses..
Sua pontuação varia de 1 a 5, conforme a seguinte escala:
- Não haverá piora;
- Vai piorar em longo prazo;
- Vai piorar em médio prazo;
- Vai piorar em curto prazo;
- Vai piorar rapidamente.
Exemplo prático:
- Problema 1: Time do operacional insuficiente para dar conta das demandas.
Gravidade: 3; Urgência: 3; Tendência: 2 -> (4 x 3 x 2) = 24 pontos. - Problema 2: Orçamento anual não aprovado.
Gravidade: 5; Urgência: 3; Tendência: 3 -> (5 x 3 x 3) = 45 pontos.
Logo, O problema 2 (Orçamento anual não aprovado) deve ser priorizado em relação ao problema 1 (Time do operacional insuficiente para dar conta das demandas).
Matriz Importância x Urgência
Esta matriz define que cada problema deve ser analisado de acordo com sua importância e urgência.
Para definir o grau de importância, é necessário avaliar o nível de impacto que o problema exerce sobre você ou sobre o seu time. Já, para definir o grau de urgência, é necessário entender o quão imediato o problema possui a necessidade de ser resolvido.
Esta ferramenta é baseada na Matriz de Gestão do Tempo, que também classifica suas atividades conforme seu grau de importância e urgência, definindo prioridades.
Os quadrantes onde os problemas são alocados possuem os significados abaixo:
Brainstorming
Essa técnica, que traduzida literalmente significa “tempestade de ideias”, tem como objetivo gerar um grande volume de novas ideias e sugestões. Ela tem como princípio o foco na quantidade e deve ser realizada com a ausência de críticas.
A multifuncionalidade é uma das suas principais características, por conta disso, ela se encaixa muito bem em reuniões de equipes que buscam sugerir e discutir causas de problemas.
É interessante que nesse tipo de reunião exista uma pessoa como mediadora para realizar as anotações das ideias, de preferência em um quadro que seja visível a todos os participantes, além de gerar debates enriquecedores para a situação.
Diagrama de Ishikawa
Esta ferramenta é utilizada para encontrar as possíveis causas de determinado resultado, que pode ser negativo ou positivo.
No nosso caso, iremos utilizá-la para identificar, mais especificamente, as causas de um problema, que será destrinchado e analisado, de preferência por toda a equipe que faz parte do setor envolvido.
Normalmente, as causas são divididas em 6 diferentes classificações, são elas: Método; Máquina; Medida; Meio Ambiente; Material; Mão de Obra. Todavia, nem todos os problemas utilizam todos esses fatores, dessa forma é preciso entender quais deles são importantes para a utilização no caso analisado.
5 Porquês
Simplicidade e eficiência são as palavras que melhor definem essa técnica que surgiu na década de 30, no Japão. Ela foi criada por Sakichi Toyoda, fundador das indústrias Toyota e tem como objetivo chegar até a causa raiz de determinado problema a partir de uma sequência de porquês.
A ferramenta é simples, porém não significa que a análise deve ser simplista, pois a partir das respostas, o mediador deve realizar análises e gerar discussões com foco em encontrar a causa real do problema.
É importante informar que nem sempre a causa raiz é identificada no quinto porquê. Em grande parte das vezes isso ocorre, entretanto não é incomum encontrar situações em que o mediador ultrapassa ou deixa de chegar na quinta pergunta.
Exemplo prático:
- Por que os clientes estão reclamando?
Porque a pizza está chegando com atraso. - Por que a pizza está chegando com atraso?
Porque a produção está atrasada. - Por que a produção está atrasada?
Porque o extrato de tomate não está pronto. - Por que o extrato de tomate não está pronto?
Porque os pizzaiolos estão produzindo de forma manual. - Por que os pizzaiolos estão produzindo de forma manual?
Porque a máquina está com defeito.
Causa raiz: O problema está ocorrendo porque a máquina está quebrada, logo ela deve ser consertada ou trocada por uma nova, para que a produção volte ao normal.
Diagrama de Pareto
Segundo o princípio de Pareto, em média, 80% dos problemas decorrem de 20% das causas. Esta frase inicial resume bem a finalidade desta ferramenta, que é importantíssima para o desdobramento dos problemas de uma empresa.
Em suma, esta ferramenta pode ser representada em forma de gráfico, que expõe de maneira visual as ocorrências e as suas frequências. A partir dele, é possível identificar e mensurar os 20% das atividades que impactam em 80% dos resultados.
Exemplo prático:
Na pandemia, uma empresa passou a trabalhar na modalidade Home Office. Com o passar do tempo, o gestor percebeu que a produtividade estava caindo e decidiu usar o Diagrama de Pareto para mensurar as causas. São elas:
- O funcionário não possui área privativa para trabalhar;
- Os computadores não possuem memória RAM adequada;
- As casas dos funcionários não tem WiFi;
- Os computadores não possuem SSD;
- Os funcionários não possuem energia elétrica estável nas suas residências.
A partir de pesquisa realizada com seus colaboradores, o gestor desenvolveu o gráfico de Pareto abaixo:
A partir da análise foi possível observar que cerca de 80% das causas da queda de produtividade foram em decorrência da falta de área privativa para o trabalho e da falta de memória RAM adequada nos computadores dos funcionários.
É de extrema importância que como resultado de todas as análises das causas, um plano de contramedidas seja desenvolvido, executado e avaliado para que os problemas, de fato, sejam solucionados.
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