Você já teve a sensação de estar perdido em um ambiente? Já se sentiu com as ideias confusas sem saber por onde iniciar uma tarefa ou localizar algo que precisa? Estas situações são comuns em muitas empresas e podem trazer sérios prejuízos ao rendimento do trabalho. Utilizando as mãos para agir, a cabeça para pensar e o coração para sentir, é possível instituir um espaço com maior qualidade em volta de si, utilizando a ferramenta da qualidade “5S”. Este termo é proveniente de cinco palavras japonesas que começam com a letra S: Seiri (utilização), Seiton (organização), Seiso (limpeza), Seiketsu (saúde e padronização) e Shitsuke (disciplina).
O 5S é uma metodologia que se propõe a organizar espaços para que o trabalho possa ser executado de forma mais eficiente e segura. De modo prático, o sistema consiste em manter o local de trabalho sempre limpo e organizado, para que todos consigam desempenhar suas funções com maior produtividade, evitando perdas de tempo e diminuindo os riscos quanto à acidentes de trabalho, por exemplo.
Nessa metodologia, cada S representa uma parte de um processo de cinco etapas que pode melhorar a função geral de um negócio. Apesar de parecer algo abstrato ao primeiro momento, esta ferramenta é prática e pode ser implementada em qualquer empresa. Resumidamente, a aplicação consiste em avaliar tudo o que está presente em um espaço, remover o que é desnecessário, organizar as coisas logicamente, executar tarefas de limpeza e manter esse ciclo sempre em andamento: organizar, limpar e repetir.
A origem do 5S
O 5S surgiu no Japão, em meados de 1950, logo após a Segunda Guerra Mundial. O impulsionador para tal criação foi a necessidade de reconstrução do país nesse período, além da busca pelo combate ao excesso de sujeiras nas fábricas e à falta de organização estrutural. Esses 5 sensos são derivados da filosofia japonesa de “kaizen”, que significa “melhoria contínua” e, sua implementação propõe a padronização de rotinas para que as organizações atinjam suas metas com mais eficácia.
Em decorrência do sucesso conseguido pelo Japão com essa prática, diversos países começam a usá-la em várias situações, entretanto, esta tornou-se mais conhecida e disseminada a partir da década de 1990, quando passou a ser implementada em empresas que buscavam aprimorar sua qualidade.
O nome que define o termo se deve ao fato de a metodologia ser fragmentada em 5 etapas, as quais buscam estimular a percepção e reconhecimento de responsabilidades importantes a serem cultivadas no ambiente empresarial. A proposta é criar uma cultura de disciplina, identificando problemas e gerando oportunidades para melhorias. Tudo isso deve ser feito sem desperdício de recursos ou espaço, para aumentar a eficiência operacional da empresa como um todo, isto é, um novo ciclo é criado, no qual a qualidade de produção, produtividade e clima organizacional são beneficiados.
Funcionamento da metodologia 5S
O método 5s é bem simples e pode ser implementado em todos os tipos de empresas. E, como já mencionado, sua implantação promove uma elevação nos índices de produtividade, motivação, eficiência e segurança. Isso acontece porque a metodologia funciona de forma a desenvolver os seguintes aspectos:
Seiri – Utilização
Nessa fase, o trabalho consiste em enxugar ao máximo o que é usado, desde papéis até equipamentos imprescindíveis às atividades. Aqui é realizada uma categorização dos materiais ou objetos de trabalho para definir o que é “útil” e o que é “inútil”. Os materiais úteis serão, então, reorganizados de forma mais inteligente e os inúteis descartados para reduzir a necessidade de estoque e espaço.
Seiton – Organização
Em continuidade à etapa anterior, nesta, a ideia do 5S é de simplificação. O objetivo aqui é definir locais específicos e adequados para cada material, visando conferir agilidade aos processos do dia a dia e gerar economia de tempo, proporcionando assim uma melhoria no desempenho dos colaboradores.
Seiso – Limpeza
É o pilar que trata da limpeza. Parte da investigação das principais fontes de sujeira, sejam elas físicas e visuais, para garantir a limpeza do local de trabalho. Qualquer componente que possa provocar algum desconforto deve ser limpo e/ou eliminado. Esta etapa tem grande relevância, pois pode impactar muito no aumento da produtividade.
Seiketsu – Saúde e Padronização
A 4ª etapa representa a manutenção dos três princípios iniciais. Com um ambiente limpo, a probabilidade de os funcionários tornarem-se mais cuidadosos com a conservação do espaço de trabalho é maior. Nesse passo também são mantidos e melhorados os processos de segurança.
Shitsuke – Disciplina
Em execução, esse princípio significa que o sistema está em andamento pleno. A disciplina, que pode ser apontada como chave do 5S, existe quando cada colaborador executa sua função para o aperfeiçoamento do ambiente de trabalho, da saúde pessoal e do desempenho geral, de maneira disciplinada e sem a necessidade de cobranças, por esse motivo o Shitksuke pode ser considerado um valor de continuação.
Implementação do 5S no ambiente de trabalho
Quem dá valor aos sensos consegue trabalhar com mais segurança, nutre bons hábitos de saúde, tem sempre um ambiente limpo e organizado, combate aos desperdícios, tem maior espírito de equipe e, é responsável e aceita desafios.
A implantação da metodologia 5S é uma trilha que pode e deve ser adaptada de acordo com as características e necessidades de cada empresa, sendo importante sempre ter-se o cuidado de não entrar em choque com os hábitos e práticas de gestão e controle já existentes. É necessário ter conhecimento da realidade atual da empresa e, a partir daí, fazer toda a fundamentação da implantação.
Cada etapa dessa caminhada precisa ser muito bem entendida por todos e, a razão da sua execução deve ser levada em consideração. Tendo em mente com clareza o objetivo a ser atingido, é mais simples de realizá-lo dentro da empresa e, por essa razão, especialistas criaram o modelo de passo a passo a seguir, para facilitar essa implementação.
1º Passo – Alta direção comprometida: para que o 5S se inicie, é imprescindível que toda a alta liderança esteja participando e comprometida com a condução do programa.
2° Passo – Criação do Comitê 5S (e facilitadores): refere-se à equipe de apoio que será responsável pela concretização de todas as ações indispensáveis para que o 5s seja implementado.
3° Passo – Diagnóstico: o diagnóstico é uma auditoria informal, realizada pelo “Comitê 5S”, que precisa realizar registros do estado da organização quanto ao acúmulo de materiais inúteis para a efetivação das tarefas, organização e limpeza dos setores, antes de se iniciar de fato a implementação dos 5S’s. O registro deve ser realizado através de fotos e filmagens da atual situação, em especial dos locais tidos como críticos.
4° Passo – Disseminação dos conceitos do 5s: esta etapa refere-se ao processo de capacitação dos colaboradores quanto aos fundamentos do 5S.
5° Passo – Preparativos para o “Dia D”: no dia da limpeza, ou dia D, as atividades precisam ser planejadas com antecedência, fazendo a divulgação e, especialmente, estimulando a expectativa para a limpeza a ser realizada. Todos os cuidados devem ser tomados para assegurar a eficácia deste dia. Esta data deverá ser previamente agendada e, todas as outras atividades rotineiras deverão ser suspensas, assim, faz-se importante a atenção à escolha do dia, para que não sejam gerados quaisquer transtornos a empregados, empresa, fornecedores ou clientes.
6° Passo – O Dia da Limpeza: após todo o planejamento antecipado, o “Dia D” deverá ocorrer conforme a programação. Este dia é visto como o grande marco na implantação do 5S, onde todos devem dedicar-se por completo à limpeza e organização do espaço de trabalho, pautados na metodologia do 5S.
7° Passo – A Arrumação: após a limpeza, estando no ambiente de trabalho com somente o imprescindível para a execução das tarefas, chega o momento de fazer a arrumação em tudo. Deve-se buscar uma disposição simples, que provoque e permita a execução das tarefas com o mínimo de esforço. Por fim, é fundamental que o “Comitê 5S” estimule a participação de todos os colaboradores na concretização desta metodologia.
Vale ressaltar que o método apresentado precisa de uma promoção contínua dentro da organização. Um erro comum cometido por empresas é, fazer toda a mobilização para a implementação da metodologia, mas não empregar nenhum esforço a mais para a sua continuidade. Como trata-se da inserção de novos hábitos no ambiente empresarial, é imprescindível que a manutenção seja constante, para assegurar a consistência e efetividade do sistema.
Agora que você já conhece a ferramenta, os seus elementos e todos os passos para a sua implementação, mobilize a sua equipe e coloque esse conhecimento em prática dentro do seu negócio. Com consistência e dedicação na execução, certamente a empresa conquistará melhorias em sua produtividade e aspectos do ambiente de trabalho.
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