A produtividade já é um dos temas mais abordados no cotidiano das empresas. Pois, em sua definição mais simples ela trabalha a relação entre a capacidade de produção com o tempo, e quanto maior a produtividade, mais ágil e consequentemente maior o lucro.
E se já era difícil conseguir uma fórmula para produtividade em tempos normais, durante a pandemia tudo foi pelos ares. Em meio a trabalhos remotos, redução de pessoal e outras adaptações que muitas empresas tiveram de fazer. Encontrar um método funcional para se manter produtivo tornou-se uma missão de máxima prioridade.
Ao expandir mais sobre o tema produtividade, é preciso sempre ter em mente que ser produtivo não significa trabalhar 120% o tempo todo ou correr com uma atividade para iniciar outra logo em seguida. É preciso uma otimização dos processos, de forma que tudo esteja estruturado para que a atividade seja realizada com eficiência.
Produtividade e saúde
Um trabalho produtivo e a produtividade estão diretamente ligados ao bem estar das pessoas. A sensação de se manter produtivo e de trabalhar em uma empresa que oferece um ambiente favorável para exercer sua produtividade, ou seja, quando se possui as ferramentas e tecnologias necessárias para trabalhar de forma eficaz afeta diretamente a saúde do funcionário. Um levantamento feito pela universidade de Warwick, no Reino Unido, mostrou que funcionários felizes são 12% mais produtivos.
Isso mostra que investir nas pessoas e em um bom ambiente de trabalho para que elas possam trabalhar é o primeiro passo para aumentar a produtividade de uma empresa.
Destrinchando a produtividade
A produtividade, como já falamos aqui, está ligada a três fatores principais: O sujeito, a atividade e o tempo. Para otimizar o processo e aumentar a atividade, é necessário realizar um bom gerenciamento nos três fatores individualmente para atingir diretamente os principais problemas que estão afetando sua produtividade.
Um estudo realizado pela Fundação Estudar em parceria com a companhia MindMiners revelou que os maiores problemas de produtividade são:
- Procrastinação;
- Ter muitas coisas para fazer ao mesmo tempo;
- Dificuldade de concentração
- Não conseguir planejar o dia
Gerenciando Pessoas
No gerenciamento de pessoas, iremos atacar principalmente os problemas de dificuldade de concentração e procrastinação, que muitas vezes estão bem conectados, pois ao perder o foco da atividade principal, o indivíduo a adia realizando outras tarefas que não está ligada ao trabalho. E isso tende a aumentar com o tempo em que se está executando uma mesma tarefa.
Uma técnica que auxilia nesse processo é o Pomodoro, esse método consiste em dividir o tempo de foco em uma atividade em parcelas menores de tempo, e acrescentar pequenas pausas para que o indivíduo possa descansar e oxigenar o cérebro. Normalmente o método pomodoro utiliza um timer e um bloco de notas com as atividades para executar, e inicia ciclos que funcionam com: 25 minutos de foco total na atividade, sem celular, sem redes sociais, mensagens. Passados esses 25 minutos, são dados 5 minutos de pausa para distrações, tomar uma água, ir ao banheiro, etc. A cada dois ou três ciclos do método pomodoro, acrescenta-se uma pausa maior, de 15 ou 20 minutos, para uma maior oxigenação do cérebro e um relaxamento total, para que o retorno possua um maior aproveitamento do tempo. Atualmente existem diversos aplicativos e sites que auxiliam a aplicação do método Pomodoro.
Gerenciando Atividades
No gerenciamento de atividades, iremos atacar principalmente os problemas de ter muitas coisas para fazer e não conseguir planejar o dia, que muitas vezes também estão ligados, já que ao se sentir sobrecarregado de atividades, muitas vezes fica difícil de saber por onde começar.
A técnica que sugerimos para esses problemas é o da divisão e conquista, que consiste em quebrar suas atividades em ações menores de forma que ela seja mais simples de se iniciar e realizar em menos tempo. Ao conquistar esse micro-objetivo, se engana o cérebro com a recompensa de uma atividade conquistada e com isso conseguir mais motivação para continuar a execução de tarefas. Por exemplo: Digamos que a atividade a ser realizada seja a escrita de um texto, o primeiro passo pode ser simples como abrir o documento em um computador, o segundo pode ser definir um título para esse texto, o terceiro pode ser escrever os tópicos a ser abordados, ou até mesmo escrever o primeiro parágrafo. E assim sucessivamente.
Gerenciando o Tempo
O gerenciamento de tempo muitas vezes é o mais abrangente e ataca diversos ou todos os problemas citados, já que muitas das preocupações que levam à procrastinação ou redução da produtividade está em realizar as atividades dentro de um prazo (tempo). As técnicas que mencionamos nesse artigo já ajudam diretamente no gerenciamento de tempo. Também aqui no nosso site já trouxemos um artigo dedicado exclusivamente a gestão de tempo.
Planejamento é a chave
A conclusão que podemos levar desse papo sobre produtividade é que ela está muito mais ligada ao planejamento do que a execução da atividade. E que quando reservamos uma pequena porção de tempo e de recursos para planejar e preparar o ambiente de trabalho (seja ele em casa ou em um escritório) para que ele esteja mais propício a uma realização de tarefas, o resultado no fim será um trabalho executado com excelência e em menos tempo.
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