Planejamento orçamentário é um documento que engloba todos os aspectos contábeis de uma empresa. Ele é feito a partir da projeção de entradas e saídas de receitas futuras de uma empresa, e tem como finalidade prever e controlar os gastos desnecessários ou demasiados em um negócio.
Apesar de ser utilizado para a previsão de gastos, o planejamento orçamentário está longe de se tratar de um processo de adivinhação ou chute. Muito pelo contrário! Trata-se de um processo que se embasa apenas em fatos e argumentos para realizar as previsões mais precisas e exatas possíveis.
O planejamento orçamentário funciona como uma “contabilidade de trás pra frente”, pois enquanto a contabilidade registra as entradas e saídas financeiras que já aconteceram, o planejamento orçamentário visa antecipar esses valores, de maneira que a empresa possa estar melhor preparada para situações futuras e, assim, tomar decisões muito mais assertivas.
A importância do planejamento orçamentário
Um planejamento orçamentário, quando bem realizado, pode trazer diversos benefícios para a empresa, como por exemplo:
- controle nos gastos;
- maior organização financeira;
- mais transparência nas finanças;
- mais planejamento do ROI;
- mantém a empresa no saldo positivo;
- otimização dos recursos do empreendimento;
- facilidade no gerenciamento dos cálculos;
- dentre outros.
Além da importância para o financeiro da empresa e melhoria constante dos resultados, o Planejamento Orçamentário pode também ser uma ferramenta de alinhamento e engajamento com todo o time da empresa, que passa a compreender melhor o seu papel nas metas da empresa e tem uma visão mais clara do futuro do negócio. Principalmente quando incluímos o Planejamento Orçamentário Colaborativo, que envolve os departamentos da empresa.
Sendo assim, o planejamento orçamentário não deve ser tratado apenas como um documento de rotina financeira, mas como uma poderosa ferramenta estratégica, capaz de potencializar os resultados futuros de um negócio.
Tipos de planejamento orçamentário
Há diversas maneiras de se realizar um planejamento orçamentário. É fundamental identificar qual o melhor tipo de plano antes, considerando a necessidade e maturidade da empresa no momento da criação do plano.
Sendo assim, conheça os tipos de planejamento orçamentário mais utilizados nas empresas:
Estático
O planejamento orçamentário estático é aquele que permanece inalterado, independente dos resultados da empresa. Isto significa uma forma de engessar as contas do negócio, e ter todos os dados bem organizados e definidos.
Vamos supor, por exemplo, que sua empresa definiu a quantia de R$5 mil para o investimento no marketing digital. Utilizando o planejamento orçamentário estático, esse valor deve permanecer inalterado, mesmo em situações onde a gestão percebe uma necessidade de se investir mais ou menos nesse setor.
Esse tipo de plano é bastante utilizado por grandes empresas. Pois facilita o controle dos gastos e o direcionamento estratégico dos recursos.
É importante salientar que utilizar um planejamento estático não significa que não vá haver uma revisão do planejamento no decorrer do ano. Geralmente, nesse tipo de planejamento são feitas revisões trimestrais ou semestrais.
Variável ou flexível
O planejamento orçamentário conhecido como variável ou flexível, diferente do estático, permite que o planejamento seja desenvolvido com uma margem orçamentária maior, e que, se necessário, permite gastos operacionais e com os colaboradores.
Vamos supor que devido a algum evento que aconteça na sua região, sua empresa precise realizar contratos de trabalho temporários para atender a demanda que aumentou. O planejamento variável dará uma margem que permitirá que sua empresa possa realizar esses gastos.
Apesar de permitir uma maior flexibilidade nos gastos do negócio, esse planejamento demanda um acompanhamento mais frequente para que os ajustes sejam realizados sem surpresas ou gargalos.
Contínuo
O planejamento orçamentário contínuo, como o próprio nome já diz, é aquele onde as revisões no orçamento são feitas de maneira frequente e contínua.
A proposta desse planejamento é que o controle dos gastos sejam sempre atualizados, realizando revisões ao fim de cada mês. O lado positivo é que com revisões mais constantes, o controle e previsão de gastos se torna mais realista. Em compensação, as revisões contínuas demandam tempo mensalmente para serem realizadas.
Base zero
O planejamento orçamentário base zero é o único dos planos orçamentários que não se baseia em históricos de custos, receitas ou despesas para a realização das novas análises de orçamento.
A proposta desse plano é de considerar que a realidade passada já não se aplica na situação atual e por isso não deve impactar no futuro do negócio e nas decisões a serem tomadas.
Por outro lado, é um planejamento que requer mais tempo e capacitação para ser realizado, já que o orçamento é construído do zero.
Matricial
O planejamento orçamentário matricial ou colaborativo, é um tipo de planejamento que cruza, em uma matriz, dados de receitas, despesas, custos e investimentos subdivididos, por departamentos.
Nesse plano, a empresa deve responsabilizar uma pessoa de cada setor para realizar um orçamento específico daquele setor, em seguida são identificadas todas as demandas orçamentárias, e por fim, o negócio reúne todos os orçamentos e realiza a distribuição dos recursos.
Com esse planejamento orçamentário é possível que a empresa avalie e balanceie criteriosamente os gastos por setor, considerando suas necessidades. Por outro lado, há uma possibilidade de que a divisão possa gerar disputas nos departamentos pelos recursos, por isso, deve ser aplicada de maneira cautelosa.
Ajustado
O planejamento orçamentário ajustado é aquele que permite à empresa realizar ajustes de tempos em tempos com a finalidade de garantir a saúde financeira do negócio.
Vamos considerar que no planejamento, sua empresa tenha separado R$2,000 para gastos em divulgação de um novo produto. Porém, ao fim do trimestre, foi registrado um gasto de R$ 7,500 no lugar dos R$ 6,000 que estavam previstos. Isso significa que a demanda de divulgação havia aumentado naquele período e que o orçamento precisa ser ajustado para o restante do ano.
A ideia desse planejamento é que a empresa adeque seus gastos com base na realidade do negócio. Porém demanda mais tempo para uma execução adequada.
Como fazer um planejamento orçamentário
Não há uma fórmula única de como aplicar o planejamento orçamentário nas empresas. Cada empresa possui uma realidade única e objetivos diferentes. Existem alguns passos a serem seguidos, porém cada empresa deve entender o seu modelo de negócio, suas necessidades e prioridades.
Por exemplo, se uma empresa possui muitos funcionários, o gasto com salários e benefícios para os colaboradores possuem maior prioridade no planejamento e demandam mais atenção. Outras empresas podem ter seus custos associados à aquisição de matéria-prima, nesses casos, o planejamento deve ser focado na possibilidade de reduzir esses custos.
Tendo isso em mente, o plano orçamentário de uma empresa é composto por:
- Planejamento de Vendas;
- Projeção de Deduções de Vendas;
- Orçamento de Custos de Produção;
- Orçamento de Gastos com Pessoal;
- Orçamento de Despesas Operacionais;
- Orçamento de Investimentos;
Com esses dados podemos definir, com base nos objetivos da empresa, o peso que cada um dos fatores terá no planejamento e criar algo único para a realidade da organização.
Dessa maneira, a possibilidade do empreendimento crescer, reduzir custos e aumentar os lucros é muito maior, graças a boa organização e definição do ciclo orçamentário.
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